Besturingsfilosofie

Adaptief besturen met opgaven, narratief evalueren, verantwoorden op betekenis

4vitae biedt een nieuwe besturingsfilosofie

Van werkvloer tot directie kamer, van straat tot ministerie, van productgebruik tot terrorisme-bestrijding en van woonzorg tot treinverkeer.

Zitten doelen, eisen en taken u in de weg?
4vitae helpt bestuurders de organisatieopgave helder te krijgen. En te vertalen naar ketenpartners, afdelingen en teams. Medewerkers krijgen zo ruimte om de opgave te realiseren.

Kent u de echte bedoeling van uw organisatie al?
4vitae helpt ketenpartners, afdelingen en teams narratief te evalueren vanuit meerdere perspectieven. Daardoor wordt de bedoeling en betekenis van hun handelen zichtbaar.

Wilt u adaptief besturen en verantwoorden op betekenis?
Als bedoeling en opgave van elkaar verschillen helpt 4vitae aanpassingen te doen. Ook helpt 4vitae bestuurders te verantwoorden naar externe partijen.

Adaptief besturen

4vitae helpt uw organisatie adaptief te besturen en zich te verantwoorden door continue en op grote schaal de intelligentie, toezichtskracht en creativiteit van uw eigen mensen, klanten, burgers, patiënten te betrekken. Daartoe worden vijf soorten SIDE cycli doorlopen: opgave, context, evalueren, bedoeling en verantwoorden .

In een opgave cyclus bepaalt u  – samen met alle belanghebbenden – de opgave van uw organisatie. De opgave geeft mensen ruimte om het goede te doen voor anderen en zichzelf, waar dat met taken, doelen, regels en procedures vaak niet lukt.

In een context cyclus wordt de organisatorische opgave vertaalt naar eigen context: praktijken, markten, aandachtsgebieden.

In een evalueren cyclus delen en duiden alle betrokkenen ervaringen. Hierdoor worden trends en signalen over sociale en morele aspecten zichtbaar, wat kan leiden tot aanpassingen om de opgave te gaan of blijven realiseren.

In een bedoeling cyclus worden alle bedoelingen samen getoetst op de opgave. Hieruit kan worden afgeleid in hoeverre de bedoeling en opgave van de organisatie overeenkomen.

In een verantwoorden cyclus wordt er intern en extern verantwoording genomen voor eventuele verschillen middels blame-free trialogen tussen

  • bestuur,
  • interne toezichthouders (cliëntenraad, ondernemersraad, raad van toezicht) en
  • externe toezichthouders en stakeholders zoals opdrachtgevers.

Door veranderingen in de maatschappij en in uw eigen organisatie is het nodig om continue de bedoeling te evalueren. De periode waarin de cycli opgave, context en verantwoorden worden doorlopen hangt af van hoe snel uw organisatie verandert.

In dienstverlenende organisaties en het sociale domein is het nodig om dit maandelijks of per kwartaal te doen. Voor gemeente en zorgorganisaties is (half) jaarlijks mogelijk afdoende. In de staalindustrie lijkt 4 tot 5 jaar snel genoeg zolang er uit de evaluatie geen signalen komen dat men de opgave niet (meer) kan realiseren.

Megatrends stellen geheel nieuwe eisen aan organisaties

Stakeholders vragen bestuurders, beleidsmakers, politici en toezichthouders om anders te besturen, organiseren en verantwoorden

4vitae vervult de behoefte van bestuurders voor een nieuwe besturingsfilosofie

Narratief evalueren van opgaven met SIDE

Het SIDE proces versterkt de narratieve ecologie van organisatie of rondom uw aandachtsgebied. Het is een cyclisch proces om het delen en individueel duiden van narratieven te stimuleren, het daaruit groepsgewijs opbouwen van inzichten in de bedoeling, het nemen van beslissingen om opgave en bedoeling op elkaar af te (blijven) stemmen en het coachen van bestuurders om de beslissingen te effectueren.

Het SIDE proces maakt het mogelijk om opgaven te evalueren. Deze kunnen heel divers zijn. Van “waarvoor zijn wij als organisatie op aarde” (onze opgave) tot “wat is de waarde van onze publiek gefinancierde dienstverlening voor onze inwoners” (de bedoeling) en “wat is de is invloed van globalisering op [armoede, milieu, logistiek, jachtbouw, ….]” (trends en signalen).

w

Delen & duiden

In de delen en duiden fase worden eerst narratieven gedeeld of verzameld. Bijvoorbeeld via verteltafels, observatie, interviews, vertelsafari’s, blogs, documenten of via een vertelpunt.

Ook worden de gedeelde narratieven onderzocht. Liefst door de vertellers of schrijvers.

  • Hetzij door hen te vragen om hier thema’s, locaties, rollen, gevoelens of andere kennisitems aan te wijzen.
  • Of door in het vertelpunt vragen te stellen over de ervaring. Deze vragen zijn afgestemd op het evalueren van de opgave én op de betekenissen in de narratieve ecologie.

Op deze manier worden vertellers als het ware onderzoekers van hun eigen ervaringen in hun eigen context.

U

Inzicht

In de inzicht fase wordt inzicht opgebouwd door het onderzoeken van signalen en trends in de patronen in duidingsdata die door de backoffice zijn gevonden. Hierdoor wordt zichtbaar wat het systeem doet. Dat heet de bedoeling. Ook wordt gekeken of er aanwijzingen zijn hoe de bedoeling zich ontwikkelt of zou kunnen ontwikkelen. Signalen of trends die duiden op mogelijke veranderingen of gebeurtenissen in de toekomst worden een Leading Change SIgnal (LCS) genoemd. Bijvoorbeeld toenemende onrust in een team of een aantal lichtpuntjes die zichtbaar worden na een crisisperiode.

Beslissen

In de beslissen fase wordt er gekeken of er verschillen zijn tussen bedoeling en opgave. Dit kunnen negatieve (bedreigingen) én positieve (kansen) verschillen zijn. De hiervoor genoemde LCS’en spelen hierbij een belangrijke rol. Op basis hiervan worden beslissingen genomen hoe men deze bedreigingen kan pareren en hoe met kansen kan verzilveren. Aangezien de organisatie complex is (dat wil zeggen dat direct sturen niet mogelijk is) wordt er veel tijd besteed aan de vraag wel maatregelen, organisatie-aanpassingen, experimenten, deregulering en of acties patronen kunnen versterken, verzwakken, verschuiven, doorbreken, enz. Beslissen is dus gericht op het veranderen van patronen.

Evolueren

In de evolueren fase wordt de aanpassingen ingepast in de organisatie of omgeving. Dit is meer een transformatieproces dan een  implementatieproces. Bestuurders (van werkvloer tot directie) worden hierbij actief gecoacht.

De bedoeling (inzichten in wat het systeem doet), de verschillen met de opgave, de Leading Change Signals en de beslisisingen vormen samen het basis-materiaal voor zowel interne als externe verantwoording.

Ontwikkelen van een SIDE oplossing

Een SIDE oplossing en in het bijzonder het delen & duiden vergt een uitgebreid ontwerpproces (interviews met bestuurders, rapporten, aanbestedingsdocumenten, wetenschappelijk literatuur, de eerste vertelde ervaringen). Ook de fasen inzicht, beslissen en evolueren vergen ontwerp en ontwikkeling.

Net als ieder ander systeem of proces vergt een narratieve oplossing continu onderhoud en ontwikkeling. Alle elementen (technisch, inhoudelijk en procesmatig) moeten regelmatig worden aanpast aan de hand van nieuwe ontwikkelingen/inzichten. Bijvoorbeeld veranderingen in de opgave, in de maatschappij, de markt, uiteraard ook in de eigen organisatie of bij toezichthouders.