Naar verantwoorden nieuwe stijl

Verantwoorden staat bijna synoniem aan controleren en bewijzen. Dat geld is uitgegeven. Dat uitgaven rechtmatig waren. Dat procedures zijn gevolgd. Dat mensen met de vereiste kwalificaties het werk hebben gedaan. Afwijkingen zijn verdacht. Onderzoek volgt. Represailles liggen op de loer.

Maar niet bij 4vitae. Onze manier van verantwoorden gaat over samen verantwoording nemen voor het streven de uitdaging zo dicht mogelijk te benaderen. Het is een serie bottom-up bijeenkomsten die starten in de praktijk en via teams/afdelingen, organisaties en sectoren altijd eindigen bij de overheid. De vragen zijn drieledig:

1. Welke bedoeling is zichtbaar geworden door het Samen evalueren. Wat is de betekenis van onze organisatie, producten, diensten en/of veranderingen in de buitenwereld en de binnenwereld?
2. Is het proces van Samen evalueren goed en compleet genoeg verlopen en is er door uitdaginghouders (individuen, managers, directie) gehandeld op verschillen tussen uitdaging en bedoeling?
3. Een blame-free (dus zonder verwijten) discussie met alle belanghebbenden over welke onstructieve verstrengeling van belangen er nodig is om dichter bij de strevenswaardige utopie te komen?

Aangezien aan uitdagingen altijd een veel aspecten zit (doet het goed voor de mensen, milieu, organisatie, maatschappij) spreken we over Rijker verantwoorden. Een andere naam – even passend – zou narratieve accounting kunnen zijn. Er is immers sprake van de vraag of er met de narratieven en de duidingen die zichtbaar op de juiste manier is omgegaan door de organisatie. Rijker verantwoorden is daarom ook zeer geschikt voor ondernemingen die zich meer willen richten op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. 4vitae richt daarvoor dan samen met u de processen voor uitdaging, evaluatie en verantwoording in.

Rijker verantwoorden in de praktijk

In grote lijnen zie dat er al volgt uit:

• Nadat het Uitdagend leiderschap is ingericht en het Samen evalueren op gang is gekomen wordt het vaak tijd voor interne en externe verantwoording.
• De bedoeling die zichtbaar is geworden worden door 4vitae opgewerkt tot een – vaak interactieve – rapportage over overeenkomsten en verschillen tussen uitdaging en bedoeling.
• Naar wens kan de directie hierbij een toelichting schrijven over haar handelen in de afgelopen periode en/of voorstellen doen aan de belanghebbenden.
• Voor de verantwoordingstrialoog worden managers, ondernemersraad en/of cliëntenraad,  bestuur/directie, raad van toezicht en alle externe belanghebbenden (bijvoorbeeld Inspecties, maar ook Vakorganisaties) die betrokken waren bij het vertalen van de uitdaging naar de organisatie uitgenodigd.
• De bijeenkomst start met een vraag aan ondernemingsraad en/of cliëntenraad of de bedoeling van de organisatie afdoende in beeld komt in de rapportage.
• Vervolgens geeft de Raad van Toezicht antwoord op de vraag of het proces van het tot stand komen van de rapportage tot tevredenheid stemt.
• Daarna presenteert de directie haar visie op verschillen tussen uitdaging, doelen en bedoeling.
• De externe belanghebbenden kunnen naar wens reageren, maar moeten daarbij zich richten op wat zij kunnen bijdragen om geconstateerde verschillen te beïnvloeden of uit te buiten.
• De bijeenkomst gaat vervolgens over in een door 4vitae geleid gesprek over wat men samen afspreekt over vervolgacties. Het gaat daarbij primair over het bereiken van constructieve belangenverstrengeling waarbij belangen van de publieke sector, private sector en plurale sector gebalanceerd worden.

Na de bijeenkomst kunnen uitdaginghouders de inzichten en vervolgacties eventueel gebruiken als input voor sectorale of landelijke verantwoordingsprocessen waarin eventueel de uitdaging en/of middelen worden bijgesteld.