Een oplossing wordt altijd ontwikkeld in een bestaande context. Er is altijd historie, vaak zijn er documenten, staand of voorgenomen beleid, lopende projecten, correspondentie of archieven. Die bevatten vaak aanvullende wensen, inzichten of narratieven die van belang zijn voor de te ontwikkelen samen slimmer oplossing.

Daarnaast is er natuurlijk de open literatuur. Van kranten en websites tot wetenschappelijke tijdschriften. Ook die kunnen een waardevolle bron vormen.

Het resultaat van deze activiteit zijn meer narratieven over de situatie van de klant en bredere oriëntatie op beschikbare kennis. Deze helpen voorkomen dat zaken worden gemist of uitgezocht moeten worden die al bekend zijn. 

Het aan boord krijgen van het kernteam is essentieel voor het slagen van de Voorbereiding cyclus en het vervolg.

Na een korte Samen Slimmer introductie wordt meestal een mini-VIBE cyclus doorlopen die start met precies dezelfde vragen als bij de activiteit “Aanleiding en verwachtingen helder krijgen”.

In plaats van doorvragen worden de deelnemers echter daarna geholpen om samen antwoord te geven op de kernvragen van de Voorbereidingscyclus:

• Waarom moet deze oplossing er komen?
• Welke nuttige relaties zijn er? Wie hebben kennis (wie zijn vertellers), hoe kunnen we die bereiken, wie gaat werken met gedeelde kennis, wie moet kennis nemen van de inzichten die ontstaan, enzovoort.
• Waar gaat het om? Waar moet de oplossing aan bijdragen? Een proces, onderwerp, vraag, beslissing, probleem, uitdaging, organisatie, gemeenschap, persoon, groep, enzovoort.
• Wat is de scope? Welke onderwerpen worden meegenomen en welke niet. Welke groepen worden betrokken en wie niet? Welke perspectieven worden meegenomen en welke niet? Welk tijdsbestek is relevant? Welke locaties worden meegenomen en welke niet. Wat willen we bereiken en wanneer?  Soms – en als het past qua beschikbare tijd – is het ook nuttig om om het kernteam te laten vertellen over de aanleiding. Bijvoorbeeld eigen ervaringen daarover. Denk bijvoorbeeld aan eigen ervaringen. 
• Wat is de omvang? Meer is niet altijd beter. Vaak is een rijke variantie nuttiger dan een grotere omvang. Welke afwegingen maken we? Hoeveel tijd hebben die mensen? Wat kunnen ze? Wat durven we te vragen? Qua tijd, qua veiligheid, enzovoort.

• Waar ligt de nadruk? Opbouwen relaties? Opbouwen vertelnetwerk? Draagvlak, en bij wie? Vertellen? Inzicht? Leren? Verantwoorden? Aanpassingen? Besturen?

Uiteraard heeft het kernteam hierover niet het laatste woord, maar hun bijdrage is essentieel om uitdagingen en mogelijkheden af te wegen. 

Het resultaat van deze activiteit is veel meer diepgang en rijkheid qua informatie die beschikbaar is voor het ontwerpen van de oplossing en het maken van keuzes. 

In deze stap wordt de input tot op heden verwerkt en gebruikt voor definitieve keuzes qua scope, omvang en nadruk gegeven de beschikbare tijd en middelen. Het resultaat is een kort document waarin deze worden vastgelegd voor de komende Evaluatie cyclus. Centraal onderdeel in het document is het zogenaamde Systeem-in-focus, dat is een plaatje waarin alle vertellers, relaties, scope, omvang en nadruk overzichtelijk bij elkaar staat.

Deze wordt besproken met de opdrachtgever en vastgesteld.

Uitlokkingsvragen – ook wel prompts genoemd – zijn vragen waarop het antwoord een verhaal, vertelling, observatie of reflectie is. Uitlokkingsvragen zijn vergelijkbaar met de vragen die een interviewer zou stellen, maar dan altijd gericht op het aanzetten van mensen tot het vertellen. Deze zijn essentieel voor het slagen van het geheel. Zonder narratieven immers geen inzichten, geen verrassingen, geen leren, enzovoort.

Het ontwerpen van de uitlokkingsvragen start van achter het bureau, maar indien mogelijk is het zeer nuttig om deze te testen bij bijvoorbeeld het kernteam of een ander voorgenomen vertellers. Dat kan vaak ook in de klantorganisatie. Stel bijvoorbeeld dat het onderwerp treinreizen is, of onderwijs of fastfood. Dan werken bij de meeste klantorganisaties wel mensen die daarover iets kunnen vertellen. Met een simpele mail kunnen de uitlokkingsvragen worden getest.

Het resultaat van deze activiteit is dus een set uitlokkingsvragen, die eventueel getest zijn en mogelijk dus ook meer narratieven. De eerste ruwe resultaten zijn in dat geval al binnen …

Eén van de drie onderscheidende verschillen met andere benaderingen is dat Samen Slimmer niet zelf onderzoekt, maar alle betrokkenen onderzoeker maakt:

• Wat wil ik vertellen? En hoe duidt ik die ervaring.
• Wat vertellen anderen, en wat betekenen hun duidingen voor mij of voor ons.

4vitae geeft dan ook geen inhoudelijk advies (wij zijn geen consultants). Ons “onderzoek” is hoe we anderen aan het onderzoeken krijgen, aan het duiden krijgen, hoe we ze helpen betekenis te geven aan kennis die gedeeld wordt. Enzovoort.

De belangrijkste instrumenten daarvoor zijn zogenaamde duidingsvragen. Vragen die vertellers beantwoorden over hun vertelling, over zichzelf en over de context van beiden. Duidingsvragen lijken qua vorm sterk op de vragen die ook in gewone vragenlijsten worden gebruikt: lijstvragen, meerkeuzevragen, schuifjes, enzovoort. Maar de inhoud is totaal anders. Duidingsvragen gaan niet over mening of beoordeling, maar over duiding, impact en inschattingen. Bijvoorbeeld over:

• Wie de meeste invloed heeft op de gang van zaken
• Welk gevoel de verteller heeft bij de situatie
• Of de gebeurtenissen te maken hebben met het verleden, heden of toekomst

Het resultaat van deze activiteit zijn een set duidingsvragen die de vertellers gaan beantwoorden om anderen te helpen de betekenis van hun narratief beter te begrijpen. Overigens is het de kunst en onze ervaring dat het beantwoorden van deze vragen als zinvol wordt ervaren door te verteller omdat ze daardoor nog eens nadenken over hun eigen ervaringen. 

De laatste stap in de Voorbereiding Cyclus is het bijwerken van het eerder genoemde document samen met de projectleider. Daarmee is cyclus formeel afgesloten. 

De ruwe narratieve en warme data worden ontsloten, opgeschoond en gecombineerd. Door verbanden, patronen en signalen te identificeren ontstaat een behapbare set informatie waarmee de klant snel  inzichten op kan bouwen onder leiding van 4vitae.

Doel: narratieven omzetten in behapbare observaties, trends en signalen.

Activiteiten

• Ontsluiten en opschonen van data.

• Optioneel: anonimiseren (AVG) of pseudonimiseren (meerwerk)

• Voorlopen van visualisaties van veel combinaties van warme en koude data om opvallende signalen, trends, veranderingen te ontdekken en deze te illustreren met narratieven.

• Output:  documenten en/of presentatie met voor de klant relevante, maar neutraal geformuleerde input.

• Resultaat: de klant kan hiermee snel inzicht opbouwen zonder alle verhalen te hoeven lezen.

Op basis van de neutraal verwoorde input onderzoekt een groep de opgemerkte signalen, trends en veranderingen: welke verschillen, verbanden en patronen vallen op? We formuleren hypotheses en ontdekken wat deze signalen zeggen over impact, verandering of dynamiek.

Doel: gezamenlijke duiding en inzichtvorming over wat de signalen betekenen.

Activiteiten

• Faciliteren van inzicht-workshops (verkennen, divergeren + convergeren) met stakeholders.

• Samenbrengen van perspectieven van verschillende groepen(bijv. klanten, medewerkers) en daarin verschillen ontdekken.

• Formuleren van hypothesen over oorzaken en verbanden.

• Output: lijst met gedeelde inzichten.

• Resultaat: de basis is gelegd voor voor aanpassingen, beslissingen, enzovoort.

Betekenis geven is niet simpelweg beslissen, maar besluiten wat te gaan doen op basis van nieuwe inzichten. Met instrumenten zoals het SenseCanvas worden actie-opties gegenereerd, gewogen en verbonden tot een samenhangend plan.

Doel: beslissen wat er moet gebeuren op basis van de inzichten.

Activiteiten

• Gebruik van werkvormen zoals het SenseCanvas voor ontwerp actievoorstellen en experimentele trajecten.

• Prioriteer acties op impact, haalbaarheid en urgentie.

• Output / Resultaat: een concreet set van acties en experimenten met heldere doelstellingen.

Hier start de echte verandering: de gemaakte besluiten worden in praktijk gebracht. Dit is vaak de moeilijkste stap; het vraagt tijd, afstemming, nieuwe gewoonten en soms het loslaten van oude patronen om ruimte te maken voor effectief handelen.

Doel: de gekozen acties daadwerkelijk in praktijk brengen.

Activiteiten

• Realiseren van aanpassingen binnen de organisatie, project, in markt, voor doelgroep, enzovoort.

• Verzamelen feedback over eerste realisatie-ervaringen.

• Monitoren van effecten, desnoods stoppen bij negatieve input, eventueel aanpassen van tempo of benodigde resources. 

• Output / Resultaat: zichtbare beweging.

Met deze activiteiten zorgen we ervoor dat beslissingen niet alleen op papier blijven. Met bewaking van voortgang, begeleiding en waar nodig actieve ondersteuning helpen we de afgesproken acties echt gerealiseerd te krijgen.

Doel: de acties structureel onderdeel maken van praktijk en routines.

Activiteiten

• Bewaken voortgang

• Begeleiding (coaching, facilitering).

• Iteratieve bijsturing als nieuwe inzichten ontstaan.

• Output: gerealiseerde acties

• Resultaat: Zichtbare voortgang / verandering ten opzichte van de start van de cyclus

Aanpassingen leiden tot nieuwe normen, routines en inzichten. We kijken wat werkt, wat niet werkt en wat geleerd is. Eventueel worden aanpassingen die negatief uitwerken zo snel mogelijk gestopt. Dit vormt de voedingsbodem voor de volgende cyclus, zodat leren en verbeteren een continu proces blijft.

Doel: voortschrijdend leren en continu aanpassen.

Activiteiten

• Voer reflectiesessies uit op de uitgevoerde acties.

• Documenteer lessen, successen en knelpunten.

• Ontwikkel een leeragenda voor de volgende iteratie.

• Output: een geactualiseerd leer- en verbeterplan.

• Resultaat: inzichten worden geborgd.

Reflecteren is het startpunt van het doorontwikkelen van de oplossing: samen terugkijken hoe het is gelopen, wat er is gebeurd. waarom, en welke assumpties daarbij een rol speelden. Ook kijken we naar de relaties, scope, omvang, nadruk enzovoort.

Doel: samen terugkijken op de volledige cyclus en de betekenis daarvan.

Activiteiten

• Een evaluatiegesprek over wat geleerd is.

• Breng in kaart wat verbeterd is en wat nog open staat.

• Communiceer inzichten en resultaten naar bredere stakeholders.

• Output: overzicht van behaalde impact

• Resultaat: een fundament voor de volgende cyclus

We bepalen ook het vervolg:

• Stoppen
• Stoppen met ontwikkelen
• Een Evaluatie cyclus
• Een Onafhankelijkheid cyclus

Opties voor meer opschaling en versnelling van Opmerken activiteiten:

• Het beschikbaar stellen van een Digitaal KennisCanvas aan bijvoorbeeld inwoners medewerkers, patiënten, teamleiders, griffies, managers, ketenpartners of bestuurders zodat ze toegang hebben tot actuele kennis. Met een KennisCanvas kan iedereen eenvoudig kennis vinden. Complete patroonevaluaties worden altijd gedaan door de 4vitae backoffice.
• Het inzetten van MachineLearning (ook wel AI genoemd) voor het opmerken van veranderingen in warme en koude data. Het is belangrijk te weten dat MachineLearning de mens niet geheel kan vervangen. Het evalueren van de kennis in de narratieven (vertellingen) blijft mensenwerk. Onze partner voor ML/AI is Marc Jacobs.

Opties voor meer zelfstandigheid en opschaling van Inzien activiteiten:

• Grotere organisaties hebben vaak veel operationele teams. Die vormen onderdeel van grotere units. 4vitae kan trainingen verzorgen waardoor medewerkers of teamleiders zelfstandiger inzien en betekenis bijeenkomsten kunnen faciliteren. Trainees lopen eerst mee, dan doen we het samen, dan krijgen ze de leiding en uiteindelijk kunnen ze zelfstandig aan de slag zoals ze lid blijven van de eerder genoemde community of practice.
• Online in plaats van fysieke inzicht en betekenis bijeenkomsten zijn een manier om flexibeler en/of vaker van kennis naar betekenis te komen. We hanteren daarbij wel de gouden regel: of online of fysiek. Gemixt werkt niet.
• Uitbesteding / Inhouse – lees 4vitae bouwt een Samen Slimmer team” binnen de organisatie is een optie voor organisaties die heel operationeel zijn of zich liever concentreren op de kernactiviteiten.

Voor Betekenis geven zijn er geen aparte opties. Deze zijn gelijk aan die voor Inzien.

Opties voor meer zelfstandigheid en opschaling van Beïnvloeding activiteiten:

• In de eerst cycli is het kernteam samen met managers en bestuurders meestal de voornaamste leverancier van deelnemers aan beïnvloedingsactiviteiten. Zodra echter meer focus komt op aanpassingen kan het nuttig zijn om ervaren klanten, inwoners, mensen van de ondernemingsraad, enzovoort te betrekken. Deze hebben wel een ervaringsachterstand waardoor vaak een aantal presentaties of extra bijeenkomsten nodig zijn om hen goed in te voegen. 

Voor Praktiseren zijn er geen aparte opties. Deze zijn gelijk aan die voor Betekenis geven.

Voor Evolueren zijn er geen aparte opties. Dat is logisch omdat Evolueren onderdeel is van het “gewone” werk of leven. Wel kan het helpen meer te communiceren vanuit het kernteam zodat mensen op de hoogte blijven van de algehele ontwikkelingen en/of effecten van Samen Slimmer werken. 

Voor Reflecteren zijn er geen aparte opties. Behalve dan dat bij opschalen het mogelijk verstandig  is operationele teams of burgerinitiatieven of ketenpartners of …. hierbij te betrekken. Minimaal hun indrukken en ervaringen vragen is sowieso verstandig.