Samen evalueren

Samen evalueren is een vorm van evalueren waarbij iedereen betrokken kan worden. Hierdoor ontstaat zicht op wat er echt gebeurd. Ook het draagvlak voor aanpassingen ontstaat door het samen te doen.

De eenvoudigste vorm is gewoon mensen te vragen te vertellen (reflecteren) vanuit hun perspectief, context en omstandigheden. Dat heet narratieve data. Dat is een warme, zachte vorm van data die zicht geven op wat de organisatie doet en haar betekenis voor mensen. Meer warme data komt beschikbaar als mensen ook betrokken worden bij het duiden van hun ervaringen. Dat kan in de vorm van interviews, maar het is veel schaalbaarder en betaalbaarder en haalbaarder om dat digitaal te doen door in een zogenaamde online vertelkamer met na het delen van hun narratief ook vragen te stellen over:

• De betekenis van wat ze vertellen.
• De omstandigheden die daarbij een rol spelen.
• Hun perspectief op gebeurtenissen of situaties.
• Over zichzelf / hun situatie.

De warme narratieven en duidingsinformatie kan gecombineerd worden met koude data over bijvoorbeeld tijd, geld, middelen en proces waardoor een compleet beeld ontstaan over zowel sociale/menselijke als de productie/technocratisch impact.

Dit geheel noemen we de bedoeling van een organisatie – wat een organisatie echt doet. De bedoeling kan vervolgens ingezet worden voor aanpassingen, verantwoording en besturing. Ook dat kan participatief door mensen te betrekken bij het zichtbaar maken van de bedoeling, het onderzoeken van de betekenis daarvan, het samen beslissen over aanpassingen en acties/voorstellen.

Uitdaging. Bedoeling. Aanpassingen. Communiceren.

Samen evalueren bestaat uit vier onderdelen:

• Het vaststellen van een te evalueren uitdaging en deze vertalen naar de eigen context. De uitdaging komt vaak uit Uitdagend leiderschap. Maar kan ook bij wet of vanuit beleid gegeven zijn.
• Het zichtbaar maken van de bedoeling – wat het systeem doet, haar impact, met het VIBE proces. Hierbij komen ook signalen van verandering in beeld. Indien deze duiden op voortekenen van verandering dan noemen we deze Leading Change Signals.
• Het zelfstandig doen van aanpassingen die de bedoeling beïnvloeden en passen binnen het streven naar de uitdaging. Hiervoor wordt vaak gebruik gemaakt van het SenseCanvas voor betekenisgeving.
• Het communiceren van inzichten, (leading change) signalen, aanpassingen en voorstellen. Deze vormen samen met de bedoeling ook de basis voor zowel interne als externe verantwoordingsgesprekken. Lees meer over Rijker verantwoorden.

Wat kun je allemaal samen evalueren?

Samen evalueren met VIBE is als een soort Zwitsers zakmes. Het is onder andere bruikbaar voor:

• Besturing evalueren. Waaronder ook uitdagingen opstellen of bijstellen.
• Beleid evalueren en herijken. Bijvoorbeeld voor een focusverschuiving van inkoop naar ecologisch (beheer)
• De bedoeling (ook wel impact genoemd) van diensten (waaronder ook zorg en hulp) zichtbaar maken.
• Agile innoveren / sneller producten ontwikkelen.
• Organisatie-transformaties monitoren.
• Kenniscreatie, distributie en hergebruik optimaliseren.
• Verschillen tussen uitdaging en bedoeling verantwoorden.

Alle toepassingen bevorderen overigens een of meerdere vormen van participatie. Van medewerkers. Van inwoners, burgers. Van patiënten. Van experts. Van leden of achterbannen.

Participatieladder

Hoe participatief het evalueren is hangt zowel af van de mate waarin mensen kunnen participeren als van in hoeverre de opdrachtgever toelaat dat mensen mogen participeren. Soms willen mensen niet, kunnen ze niet, zijn ze niet beschikbaar, durven ze niet, mogen ze niet, hebben ze geen tijd of er is onvoldoende geld. Als dat allemaal geen rol speelt zijn de mogelijkheden om mensen te betrekken bijna eindeloos zoals Cynthia Kurtz hieronder uitlegt: