Krijg grip op het sociaal domein met warme data

Doorbreek de schijnbare tegenstelling tussen stijgende kosten en betere zorg voor inwoners en jeugd
Download gratis "grip op tegenstelling"Afspraak maken

Gemeenten staan de komende jaren voor de uitdaging om meer impact te bereiken in het sociaal domein terwijl de budgetten hard zullen dalen. Daarnaast bent u ook vast geschrokken van de onbedoelde schade die jarenlang berokkend is aan jongeren en volwassenen.

Als bestuurder, raadslid of beleidsmaker in het sociaal domein wilt u maatschappelijke rendement én grip op de kosten. U wil enerzijds ruimte geven aan professionals om te doen wat nodig is En u wilt informatie die zicht geeft op de uitvoering en impact. Informatie dus die grip geeft. Daarmee kunt u integraal besturen op zowel  kosten én maatschappelijk rendement.

Samen evalueren geeft dat zicht. En warme data geeft die grip. Daarmee kunt u de schijnbare tegenstelling tussen stijgende kosten en betere zorg voor inwoners doorbreken.

Ligt het aan de bestuurders, beleid, uitvoering of cultuur?

U bent vast ook geschrokken van de omvang van de tekorten in het sociaal domein. Zeker in het licht van de aankomende bezuinigingen. En u heeft vast nog op uw netvlies hoeveel onbedoelde schade jarenlang is berokkend aan jongeren en volwassenen. Velen trokken aan de bel, maar niet gehoord werden. En ook de verantwoordingscijfers brachten en brengen het – zo weten we – niet aan het licht.

Vaak wordt gewezen naar de bestuurscultuur. Als die zou veranderen komt het goed. Dat is niet terecht. Het ontbreekt bestuurders, directies, managers en teamleiders simpelweg aan voldoende zicht op de effecten van uitvoering en uitwerking van beleid om te kunnen bijsturen.

Ondertussen klaagt de uitvoering in het sociaal domein – zowel in wijkteams, sociale teams als bij aanbieders en in het onderwijs – over te weinig ruimte om te doen wat nodig is en overmatige verantwoording. Dat is wel gedeeltelijk terecht.

Een andere veelgehoorde oplossing is burgerparticipatie. Als burgers invloed zouden hebben op het beleid zou het beter gaan. Vele inspraakrondes, consultaties en G1000’s verder komt de commissie Cohen tot de conclusie dat het niet werkt: er is geen invloed.

De analyse van 4vitae is simpel: het ligt niet aan bestuurders, niet aan de beleidsmakers en ook niet aan de mensen in de uitvoering of voor de klas. Waaraan dan wel?

Passende besturingswijze nodig

In het sociaal domein en aanpalende terreinen als onderwijs zijn effecten van beleid, maatregelen en hulp niet voorspelbaar. Naast gewenste zijn er ook ongeziene, ongewenste en spontane effecten. Het 18e-eeuwse  stelsel van sturing en toezicht voldoet daarvoor niet

 

Er is een management- en besturingswijze nodig waarin uitdaging, signalen, (af)leren, onzekerheidshantering en moreel/ethische overwegingen op gelijke voet staan met sturen op doelen, indicatoren, kwaliteitsmetingen, risicobeheersing en financiën

Zicht op de uitvoering met warme data

De kern van het probleem met de huidige wijze van sturing is dat er onvoldoende zicht is de effecten van de uitvoering. Waar vroeger schotten stonden wordt het sociaal domein nu gezien als een geheel: onderwijs, jeugdhulp, GGZ, Wmo, armoede, arbeidsparticipatie zijn met elkaar verbonden en beïnvloeden elkaar. Langzaam maar zeker dringt het besef door: het sociaal domein is één geheel.

Om daar zicht op te krijgen brengt 4vitae tevredenheidsonderzoeken en kwaliteitsmetingen samen tot één werkwijze voor het evalueren van de uitvoering in het sociaal domein, jeugd en onderwijs. Via voornamelijk digitale vertelkamers vertellen inwoners en medewerkers van teams en aanbieders over de hulp, zorg, onderwijs ondersteuning en hulpmiddelen die zij of hun kinderen krijgen, geven of proberen te realiseren. Op die manier participeren zij in het evalueren van de uitvoering.

Beide groepen onderzoeken zelf de effecten van gebeurtenissen, situaties en mensen waarover zij vertellen. Daarmee genereren ze warme data over signalen, effecten, onzekerheden en overwegingen die zij ervaren bij zichzelf of de ander. Deze vorm van samen evalueren van de uitvoering is schaalbaar, betaalbaar, open en breed inzetbaar.

Nut van warme data

Deze warme data geeft zicht op gewenste, ongewenste, spontane en ongeziene effecten. Met deze input kunnen bestuurders en managers ontdekken zij deze en kunnen daarmee aanpassingen doen aan beleid. Op die manier hebben inwoners en medewerkers wél invloed op beleid. Niet individueel, maar juist collectief. Bovendien krijgen managers en bestuurders meer grip op het besturen van transformaties omdat de warme data ook besturingsinformatie geeft over het wettelijke oogmerk te normaliseren en te socialiseren.

De warme data kan ook gecombineerd worden met koude data over bijvoorbeeld kosten, werkdruk en wachtlijsten. Door deze combinatie verschuift de focus naar een nieuwe balans tussen morele vragen als “doet het goed” en “wat kost dat”. Er ontstaat ook een nieuwe vorm van verantwoording van de werkvloer tot aan de raad, regio en landelijk. Deze wordt meer een dialoog/trialoog over organisatie- en politieke keuzen dan de huidige focus op rechtmatigheid en procedurele kwaliteit.

Onze laatste blogs over het sociaal domein

Continu grip op de impact per euro in het sociaal domein

Continu grip op de impact per euro in het sociaal domein

Dit is deel drie (één, twee) van vier blogs over hoe gemeenten grip kunnen krijgen op de maatschappelijke impact én kosten sociaal domein. Er is veel feedback gekomen op de eerste twee delen over grip op routes via Veilig Thuis en de Huisarts. Onderaan staat daarvan...

Onderschep de sluiproute via huisarts naar de tweede lijn

Onderschep de sluiproute via huisarts naar de tweede lijn

Dit is deel twee van een serie van vier blogs over hoe gemeenten grip kunnen krijgen op de maatschappelijke impact én kosten sociaal domein. Deel één ging over het opheffen van de wegomlegging via Veilig Thuis en versterken van het lokale team. Dit deel gaat over het...

Elimineer de wegomlegging meldingen VT. Versterk de eerste lijn!

Elimineer de wegomlegging meldingen VT. Versterk de eerste lijn!

Fotocredit: Mika BaumeisterDit is deel één van een serie van vier blogs over hoe gemeenten grip kunnen krijgen op de maatschappelijke impact én kosten sociaal domein. Dit deel gaat over het opheffen van de wegomlegging via Veilig Thuis die bij de start van de...

Voeg warme data toe aan de besturing van uitvoering, verantwoording en democratische besluitvorming

Door inwoners, jongeren en medewerkers continue te betrekken bij evaluatie van de uitvoering ontstaat warme data

 

Die data – gecombineerd met de bestaande koude data – geeft zicht op kosten én betekenis voor mens en maatschappij

 

Daarmee kunt u uw zorglandschap innoveren en zo meer maatschappelijk rendement per publieke Euro realiseren.

Hoe werkt het?

Het sociaal domein is een zogenaamd complex domein. Dat wil enerzijds zeggen dat de effecten van wetten, beleid, maatregelen en verordeningen niet voorspelbaar zijn. En anderzijds ontwikkelt de samenleving zich ook spontaan.

Om toch goed te besturen – of beter: te kunnen besturen op het goede – is kennis nodig uit de samenleving en de uitvoering. Wij zorgen dat u die beschikbaar krijgt en helpen u uw besturingsprocessen daarvoor aan te passen.

Na een gratis kennismakingsgesprek volgt een voortraject waarin we samen met u een plan maken voor vier de onderstaande stappen. Door onze participatieve aanpak krijgt u daardoor ook al het eerste zicht op de uitvoering en op de beelden die daarover leven in uw organisatie.

Uitdaging formuleren

In de memorie van toelichting van wetten staat het oogmerk van de wet. Wij helpen u deze te vertalen naar de uitdaging voor uw gemeente of organisatie. Ook helpen we u om een nieuwe balans te vinden tussen eerder gestelde doelen en KPI’s en deze uitdaging.

Lees meer ....

Op enkele uitzonderingen na definieert het (lokaal) beleid doelen maar geen uitdaging. Een uitdaging is een korte zin over waar iedereen naar zou moeten streven, maar waarvan ook iedereen weet dat deze nooit werkelijkheid zal worden. De basisopgave voor het sociaal domein (inclusief onderwijs) staat hieronder. 4vitae helpt haar opdrachtgevers de uitdaging vast te stellen en waar nuttig door te vertalen naar de specifieke situatie en context van betrokken organisaties.

w

Samen evalueren

Niemand weet meer van de uitvoering dan inwoners en medewerkers samen. Met onze VIBE werkwijze voor samen evalueren maken inwoners en medewerkers op een open manier effecten, successen en barrières zichtbaar.

Lees meer ....

Afhankelijk van de door de opdrachtgever gekozen wijze en omvang wordt het evaluatieproces ingericht middels het organiseren van vertelbijeenkomsten én/of het configureren van een of meerdere digitale vertelpunten. Omdat mensen zelf kiezen waarover zij willen vertellen én zelf warme data toevoegen aan hun narratief is er sprake van zogenaand samen evalueren.

Indien mogelijk worden contactgegevens uit bestaande administraties gebruikt om mensen hiervoor uit te nodigen. Idealiter wordt het evaluatieproces open ingericht, maar ook anoniem of gebruik van pseudoniem is mogelijk. Bij aanvang wordt vaak gekozen voor een inhaalslag door inwoners en medewerkers hun ervaringen te laten delen over de dienstverlening van maximaal 2 jaar geleden. Daarna wordt het evaluatieproces idealiter continu ingericht of periodiek herhaald.

U

Inzicht en aanpassingen

Managers krijgen warme data over de uitvoering waarmee zij overzicht én inzicht krijgen in effecten en invloeden. Door combinatie van warme en koude data wordt integraal besturen/beheren vanuit uitdaging én sturen op doelen mogelijk.

Lees meer ....

De honderden of zelfs vele duizenden narratieven en betekenissen worden in de backoffice van 4vitae gekoppeld met beschikbare harde data over bijvoorbeeld processen (bijvoorbeeld wachttijden), en kosten waarna signalen en trends over ontwikkelingen die van belang zijn voor het streven naar de uitdaging en/of het halen van doelen op neutrale wijze worden ontsloten. 4vitae faciliteert vervolgens bijeenkomsten waarin het management (of bestuur) van uitdaging-houdende organisaties inzicht opbouwen in de maatschappelijke effecten en daarvan verbonden kosten van de publieke dienstverlening in het sociaal domein (en optioneel onderwijs).

Verantwoording en evolutie

Doordat de uitdaging ruimte geeft aan de uitvoering en het management van de uitvoering om te doen wat nodig is, kunnen managers de uitvoering bijsturen en daarover in de reguliere cyclus verantwoording voor nemen nadat zij eventueel actie hebben ondernomen. Dit creëert eerst veiligheid voor alle betrokkenen en daarna transparantie naar toezichthouders en politiek.

Lees meer ....

De inzichten zijn niet alleen aanleiding om te besluiten tot aanpassingen die hun weg moeten vinden in de praktijk en daarop invloed uitoefenen, maar ook de basis voor interne én externe verantwoording. Intern als bijvoorbeeld blijkt dat er andere effecten zijn dan vanuit de uitdaging beoogd. In dat geval zal – afhankelijk van de vraag of deze effecten positief of negatief uitpakken voor inwoners en/of medewerkers verantwoordelijkheid moeten worden genomen om hierin verandering te brengen (lees: interventies/disruptie) OF te zorgen dat positieve effecten verder gaan groeien (adoptie van innovatie). Dit is een belangrijk mechanisme om transformatie te bevorderen.

Van evaluatie naar verantwoording

De participatieve evaluatie is ook bruikbaar voor externe verantwoording naar bijvoorbeeld gemeente, rijk of samenleving. Zo kunnen bijvoorbeeld het jeugdteam samen met betrokken aanbieders in een gezamenlijk verantwoordingsproces naar de de raad bespreekbaar maken welke faciliterende en belemmerende factoren men ervaart in de eigen organisatie, de samenwerking met andere partijen en/ook andere geledingen buiten het jeugddomein (bijvoorbeeld onderwijs of commerciële organisaties).

Uitdaging sociaal domein

Alle inwoners kunnen het door hen gewenste leven leiden, zich naar vermogen ontwikkelen en naar wens participeren in de samenleving

 

Zij zijn hiervoor eerst zelf en samen verantwoordelijk

 

De gemeente/overheid komt in beeld als dit niet vanzelf gaat. Dan moeten publieke diensten en voorzieningen snel, goed en op maat functioneren

Voordelen voor besturen van sociaal domein, jeugd en onderwijs

Versterkt burgerparticipatie

w

Inwoners worden gehoord

Professionals ervaren ruimte

Zicht op uitvoering

Snel opmerken veranderingen

Grip op kosten en medicaliseren

Warme besturing van transformatie

Rijkere verantwoording

Klanten sociaal domein, jeugd en onderwijs

4vitae helpt sinds 2012 gemeenten, ministeries, sociale-, wijk- en jeugdteams met samen evalueren. De laatste jaren is onze oplossing verder ontwikkelt en ondersteunen we ook Uitdagend leiderschap en maatschappelijk verantwoorden.

Samen met gemeente zetten we steeds meer in op kracht en talenten van inwoners en het creëren van verbinding tussen mensen zodat iedereen naar vermogen (weer) mee kan doen aan de samenleving.  We zetten in op, omzien naar elkaar, het bouwen aan gemeenschappen en het bieden zo nodig ondersteuning aan bewoners die niet goed mee kunnen komen in onze veeleisende samenleving.

ONS heeft in de gemeente Stede Broec een partner die duidelijke ambities heeft om de verschuiving van zorg naar preventie en daarmee vóórkomen van zorg te doen slagen. Voor deze verschuiving ‘naar voren’ is veel publiek geld uitgetrokken. In de praktijk zien medewerkers van ONS elke dag dat deze aanpak door de ogen van de inwoner zoveel voordelen oplevert.

Voor ONS aanleiding om 4Vitae in te schakelen voor de evaluatie van de pilot ‘versterken eerste lijn’ om de praktijk en de waarde voor de inwoners zichtbaar te maken. Dit was een schot in de roos, de evaluatie is rijk aan verhalen en laat zowel de meerwaarde voor de inwoner als het positieve effect op de uitgaven zien.

Het vraagt moed en vertrouwen om deze – terecht – ingezette weg te blijven volgen zolang de middelen vanuit het rijk nog onvoldoende omgebogen zijn. Deze evaluatie helpt en geeft vertrouwen om verder te gaan en wellicht uit te breiden.

Karen Houwen

Directeur, Ons Stede Broec

Raadsleden klagen voortdurend over gebrek aan grip in het sociaal domein. De instrumenten en de informatie waarover ze beschikken zijn kennelijk onvoldoende om te doen wat ze willen: verhalen uit de samenleving verbinden met politieke aansturing van de uitvoering. De techniek van het narratief evalueren biedt nieuwe kansen

Die maatschappelijke opgave moet leidend worden gemaakt als kader waarna de raad vervolgens kan meekijken bij de narratieve evaluatie van het beleid om van daaruit het debat met het college te voeren over het beleid in het sociaal domein.

Zou het niet mooi zijn als daarover een voortdurend gesprek mogelijk is met de onderzoekers die de narratieve evaluatie feitelijk uitvoeren? Dat raadsleden ergens de vraag kunnen stellen of het verhaal dat zij al een paar keer hoorden inderdaad een patroon is of niet. Dat de cliëntenraad iets kan laten doen met het signaal dat er in een specifieke doelgroep iets mis zou gaan. Dat zou een professioneel herstel van de verbinding tussen de volksvertegenwoordigende en de controlerende rol van de raad zijn. En dat is in mijn ogen een nóg interessanter experiment.

Is Narratief Participatief Evalueren de missing link tussen volksvertegenwoordiging en controlerende rol?

dr. Geerten Boogaard

Hoogleraar Decentrale Overheden (Thorbecke leerstoel), Universiteit Leiden

De essentie

Stel op democratische wijze naast beleidsdoelen ook een gezamenlijke uitdaging vast. Dat geeft ruimte en verbinding

 

Zegt tegen inkoop en uitvoering: “ga heen, doe wat goed doet en vertel en evalueer samen waar dat wel of niet lukt

 

Pas management en verantwoordingsprocessen aan zodat warme impact op mens/samenleving per harde Euro centraal komen te staan

Veelgestelde vragen en misvattingen

Wat voor IT systeem is dit?

Werken met Warme Data is vooral een proces. Natuurlijk komt er gereedschap en internet aan te pas, maar die zijn niet de kern. Wij zijn geen softwarebedrijf, maar er zijn wel kosten verbonden van de systemen waar bij en u gebruik van maken.

Dit doen wel al. We werken al met verhalen, interviews of gesprekken

Klopt. In bijna iedere organisatie spelen verhalen of ervaringen een rol. Soms is dat email die bij raadsleden binnenkomt. Dan zijn het weer interviews die gedaan worden. Onze benadering werkt op grote schaal (alle inwoners, klanten, medewerkers), is structureel (het is een proces) en vaak continu (het kan 24 uur per dag, 365 dagen per jaar). Onze aanpak helpt om de betekenis van producten en diensten en veranderingen daarin zichtbaar te maken, daar inzicht in te krijgen en dat inzicht omzetten in acties (management en besturing).

Is dit klant- of medewerker onderzoek?

Nee. Bij dat soort onderzoeken gaat het om het meten van tevredenheid. Dat levert veel cijfers en statistieken, maar het is vaak lastig om daar actie op te ondernemen omdat die cijfers en statistieken geen inzicht geven in wat er precies speelt.

Bij samen evalueren met warme data (en eventueel verbonden koude data) gaat het juist om het ontdekken wat er speelt. Het is een manier om te horen wat heel veel mensen willen zeggen over hoe het gaat. En omdat die mensen ook de betekenis van wat ze vertellen zelf onderzoeken (dat levert die warme data op) krijgt u (teamlid, teamleider, beleidsmedewerker, regievoerder, wethouder, gemeenteraad) daar zicht op. Daarmee kunt u vanuit uw rol en positie het gesprek aangaan over wat er anders gaat, hoe het zou moeten gaan of wat er anders moet.

Ja maar, dan komen alle problemen aan het licht!

Nou, meestal wordt vooral zichtbaar hoe vaak het goed gaat. En ja, vaak wordt ook zichtbaar dat het soms anders gaat dat gedacht of bedacht. En ja, het komt ook voor dat er een probleem zichtbaar wordt of zich een kans voordoe. Mooi toch? Hoe dichter je bij de uitvoering, markt of klant zit, des te eerder je zoiets ziet. Kun je het probleem meteen oplossen of de kans grijpen.

Pfff. Nog meer data, we komen er al in om!

Dat is een van de grootste misvattingen. Natuurlijk komt er nieuwe data bij. Narratieve (verhalende) data. En interpretatieve (betekenis) data. Maar het is ook mogelijk om andere data te verminderen. Zo zou je bijvoorbeeld aan medewerkers kunnen vragen om één keer per week iets te vertellen over iets wat hun onnodig veel tijd kost om voor elkaar te krijgen in ruil voor het stoppen met tijdschrijven voor iedere casus. Dat kan als experiment. En als het wat oplevert (zicht op knelpunten –> oplossen) dan is er daarna minder data.

Iets abstracter gezegd: bij het werken met warme data is het uitgangspunt: ga heen, doe wat nodig is, en vertel elkaar en ons over zaken die jij zichtbaar wil maken. Heb je niets te vertellen deze week? Prima. En volgende week over drie ervaringen of observaties? Prima. En vertel je of jouw team maandenlang langs niets? Hmmm. Dan moeten we eens praten over waarom dat is.

Dit mag niet! AVG en zo.

Nog een grote misvatting. De AVG is niet van toepassing op interne bedrijfsprocessen. Dus je mag prima met andere over iets praten of samen naar narratieve of warme data kijken. OOk als die van inwoners of klanten is. Wat niet mag is – als daar persoonsgegevens in zitten – die laten slingeren of rondbazuinen. Maar verder mag er heel veel zolang het maar bijdraagt aan de werkprocessen en het resultaat voor de markt of samenleving.

Natuurlijk is het wel opletten dat er geen (herleidbare) persoonsgegevens zichtbaar worden in rapportages naar bijvoorbeeld de Raad of toezichthouders. Dat is eenvoudige te bewaken door patronen, trends en signalen alleen te illustreren met behulp van vertelde ervaringen. In de praktijk heeft dit de afgelopen 15 jaar nog nooit problemen opgelevert.

Verder praten?

 

Henk Krooi

Henk Krooi

Business developer jeugd

Henk Krooi is uw contactpersoon voor jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering.

Harold van Garderen

Harold van Garderen

Business developer sociaal domein

Harold van Garderen is uw contactpersoon voor WMO, participatiewet, WLZ, onderwijs en inclusie.

Afspraak maken of een vraag?

Download gratis Whitepaper "versterken van invloed van inwoners op beleid in het sociaal domein

Samen evalueren als verbinding tussen Uitdagend leiderschap en maatschappelijk verantwoorden van publieke goederen

Gefeliciteerd. Je bent ingeschreven.