VIBE

Zorgt voor zicht op impact. Geeft grip op verandering. Helpt omgaan met onzekerheid

VIBE is het kernproces van 4vitae

VIBE is onze participatieve werkwijze om de thermometer te steken in producten, diensten, organisaties en omgevingen. VIBE heeft narratieve en warme data als basis waardoor individuele signalen samenkomen en zichtbaar worden als zwakke signalen op collectief niveau. Dat geeft kennis die nuttig is voor onder andere monitoren, innoveren, onderzoeken, cocreëren, beveiligen, besturen en verantwoorden.

VIBE zorgt voor zicht. Intern en extern. Van straat tot bestuurskamer en Parlement.
VIBE versnelt veranderen. Van producten, diensten, organisaties, markten en de samenleving.
VIBE helpt omgaan met onzekerheid door krachtige betekenisgeving en slimme samenhangende acties.
VIBE is breed toepasbaar. Van kwaliteit van dienstverlening, functioneren van organisaties, innovatie van producten en gebruikersonderzoek tot transformatiemanagement en veiligheid.

Structureel participatief

De naam VIBE verwijst naar woorden als stemming die zo kenmerkend zijn voor de zachte, ongrijpbare betekeniskant van organisaties, markten, innovaties, enzovoort. VIBE is de natuurlijke tegenhanger én aanvulling op strakke, planmatige besturingscycli als bijvoorbeeld de veelgebruikte Deming PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyclus.

Net als PDCA is VIBE een gestructureerde werkwijze waardoor narratieve en warme data grootschalig en desgewenst continu beschikbaar komen naast (bestaande) koude data. Met deze data krijgen organisaties grip op zachtere en tot dusver onbestuurbare processen. Dat lukt alleen als mensen participeren.

Maakt zachte, warme aspecten zichtbaar en bestuurbaar

Veel organisaties beschikken over grote hoeveelheden koude data over mensen, omzet, tijdsbesteding, klanttevredenheidscijfers, kosten, budget uitnutting, enzovoort. Daarmee worden allerlei processen geanalyseerd en bestuurd (of beter gestuurd) om vooraf vastgestelde doelen te bereiken. Zo is de PDCA cyclus gericht op het continu verbeteren van productieprocessen.

Het ontbreekt echter meestal aan warme data over de sociale, zachte, warme aspecten. In productieorganisaties is dat wellicht niet zo’n probleem, maar als betekenis voor mensen centraal staat (zoals in zorg, sociaal domein, innovatie, transformatie, enzovoort) is dit wel problematisch. Hoe te besturen als de belangrijkste besturingsdata ontbreekt?

Met VIBE komt deze data wel beschikbaar en ontstaat er een nieuw balans tussen harde, koude, productieaspecten en zachte, warme, betekenisaspecten.

Cyclus

VIBE bestaat uit acht fasen die cyclisch worden doorlopen.

Bij aanvang gebeurt dat vaak achter elkaar vanaf Vertellen naar Inzicht naar Beïnvloeden naar Evolueren.

Als trajecten langer lopen vinden activiteiten in meerdere fasen tegelijk plaats.

Op verschillende niveaus en plekken in de organisatie en met haar omgeving.

VIBE zorg dat verhalen komen waar ze nodig zijn.

VIBE zorgt dat u hoort waar mensen willen dat u hoort.

VIBE geeft antwoorden op vragen die nog niet eerder gesteld zijn.

Klik op de fasen in het onderstaande overzichtsplaatje om meer over VIBE te weten te komen.

VIBE voor grip op impact en verandering

VIBE is een gestructureerd proces waarmee organisaties grip krijgen op impact en zicht op verandering.

VIBE helpt hen door de zachte ongrijpbare aspecten die daarbij spelen in beeld te krijgen en daar slim mee om te gaan.

VIBE doet dat door het toevoegen van narratieve en warme data aan uw bedrijfsprocessen en stuurinformatie.

VIBE staat voor Vertellen, Inzien, Beïnvloeden en Evolueren. Dit zijn de fasen waarin klanten zelf het meeste en belangrijkste werk doen.

Met de vier rode fasen Reflecteren, Opmerken, Betekenis geven en Praktiseren faciliteert 4vitae het VIBE proces.

Klik op "Evolueren" om het VIBE proces te ontdekken..

Fase 1 - Evolueren

Samenleving en organisaties lijken meer op een natuurlijk bos dan op een productie-plantate

Organisaties, markten en de maatschappij veranderen voortdurend.

Mensen komen en gaan, markten veranderen, de maatschappij evolueert.

Wat dat betreft lijken ze meer op een natuurlijk bos dan op een houtplantage.

Ze veranderen op onvoorspelbare wijze, spontaan.

Niets of niemand kan dat sturen.

En alles en iedereen heeft daar invloed op.

Evolueren zorgt daarmee voor onzekerheid.

Om daar goed mee om te gaan is kennis nodig.

Die kennis zit verspreid over het systeem.

Klik op Fase 2 - Reflecteren.

Fase 2 - Reflecteren

Door het stellen van uitlokkingsvragen helpen we mensen - online of in bijeenkomsten - over hun ervaring te vertellen.

Uitlokkingsvragen zijn vragen waarop het antwoord een verhaal is: Bijvoorbeeld:

Je hebt onlangs [productnaam] gekocht. Wat heb je tegen anderen vertelt zodat zij dit product ook kopen of hen dat juist af te raden? Vertel ...

Als je terugdenkt aan de hulp die jij of jullie de laatste maanden kregen van [gemeente Y, aanbieder Z]. Welke gebeurtenis of situatie komt dan meteen in het gedachten? Vertel a.j.b. wat er precies gebeurde ...

Welke foto van jouw vakantie maakt het beste duidelijk hoe de vakantie was die jij bij ons boekte? Druk op "verder" om die foto te uploaden en te vertellen waarom je juist die foto hebt gekozen ....

Er zijn 4 tot 5 uitlokkingsvragen. Dat kan ook een mix van tekstvragen en plaatjes zijn.

Klik op Fase 3 - Vertellen.

Fase 3 - Vertellen

Door vertellen, schrijven, een foto of video, tekening delen mensen - individueel of in groepen - hun ervaringen. We noemen dat micro-narratieven.

Tijdens de vertellen fase onderzoeken mensen ook zelf de betekenissen hun narratief: duidingsvragen.

Die vragen gaan over de betekenis, context, omstandigheden en impact.

En over waarom ze juist dit delen, wie hun narratief zou moeten horen of er mee zou moeten doen.

Het gaat daarbij om dat mensen kunnen vertellen/duiden wat zij willen, zodat u hoort wat zij willen dat ú hoort.

Met online vertelkamers kan continue een grote stroom narratieve en duidingsdata op gang te brengen: warme data.

Klik op Fase 4 - Opmerken.

Fase 4 - Opmerken

Het doorlezen van tientallen, honderden of zelfs duizenden narratieven is niet alleen onmogelijk, het helpt ook niet.

Met bijvoorbeeld 10 duidingsvragen kunnen ruim 3.600.000 combinaties gemaakt worden. Bijvoorbeeld "vertelgroep versus emotie" of "emoties versus hoofdpersoon".

Dat aantal is natuurlijk nog steeds ondoenlijk omdat veel combinaties door een mens bekeken moeten worden.

Het proces van "teveel data" naar "behapbare input" heet Opmerken. De stappen:

Ontsluiten en opschonen van de narratieve en warme data. En aanhaken van koude data

Maken van keuzes over hoe "diep" combinaties gemaakt worden binnen de beschikbare tijd

Maken van combinaties en kijken of daarbij opvallende signalen zichtbaar worden

Formuleren van meerdere mogelijk interpretaties van deze signalen

Samenvoegen (clusteren) tot een voor de klant behapbaar aantal

Maken van input voor inzicht/betekenisgeving bijeenkomsten

Hierdoor krijgt de klant neutrale input om snel tot inzicht te komen en zelf beslissingen te nemen.

Klik op Fase 5 - Inzien.

Fase 5 - Inzien

Tijdens inzicht/bekenisgeving bijeenkomsten ontdekt de klant signalen van verandering. Ze doorloopt daarvoor een aantal divergeren - convergeren cycli:

Divergeren door grasduinen in de inputdocumentatie. Men volgt sporen. Ontdekt verschillen en verbanden.

Convergeren door samenhang van alle inzichten te onderzoeken. Men stelt hypothesen op en verwerpt deze weer.

Het resultaat is inzicht vanuit diverse perspectieven. Afhankelijk van het traject kan dat bijvoorbeeld gaan over:

Veranderingen in markt, organisatie of samenleving

Impact van producten en/of diensten

Uitvoering van regelingen, beleid, processen of protocollen

Kansen of bedreigingen op ieder denkbaar terrein

Verschillen in perceptie tussen diverse belanghebbenden

Klik op Fase 6 - Betekenisgeven.

Fase 6 - Betekenisgeven

Betekenisgeven is voor velen een wat onbekend begrip. Men is gewend aan beslissen, besturen, implementeren:

Betekenis geven is het besluiten om iets te gaan doen naar aanleiding van nieuwe inzichten

Het SenseCanvas helpt deelnemende managers en bestuurders intensieve - en soms verhitte - discussies voeren om tot een goede balans tussen innoveren, organiseren, leren, ruimte geven, proberen en de boel draaiende houden te komen.

Het eindresultaat is een samenhangende set acties die bestaan uit:

nemen van maatregelen, vergroten van kennis, veranderen van organisatie, experimenten om te beïnvloeden, ruimte geven en ontregelen, verkenningen opstarten, waarden voorleven, normen uitdragen

Om te voorkomen dat alleen bekende interventies als "maatregel" en "nader onderzoek" worden toegepast faciliteert 4vitae het proces.

Klik op Fase 7 - Beïnvloeden.

Fase 7 - Beïnvloeden

De beïnvloeden fase is veruit de moeilijkste fase van het VIBE proces. Dáár moet het gebeuren. Nu moeten de aanpassingen waartoe besloten is in de praktijk worden gebracht. Soms ...

is het gewoon een kwestie van doen en zit de bottleneck meer in het vinden van de beschikbare tijd.

is het een kwestie van anders gaan werken en blijkt het afleren van gewoonten best lastig

wil je als organisatie je omgeving meenemen, maar zitten belangen in de weg.

lopen er meerdere experimenten naast elkaar en vergt het veel tijd en aandacht om die goed te managen.

levert een verkenning nieuwe mogelijkheden, maar is het nog niet zo eenvoudig om afscheid te nemen van bestaande overtuigingen.

Kortom, beïnvloeden is niet eenvoudig en hard werken. Vandaar dat er een aparte fase voor is.

Klik op Fase 8 - Praktiseren.

Fase 8 - Praktizeren

We kennen het allemaal. Aanbevelingen overgenomen, afspraken zijn gemaakt. En dan valt het stil. Dat is zeker zo als de afgesproken acties andere vaardigheden vergen. Niet iedereen kan meteen ontregelen of experimenteren of verkennen.

Daarom biedt 4vitae begeleiding bij het daadwerkelijk realiseren van de afgesproken acties. Door bewaken van de voortgang van het portfolio aan acties, maar ook door actief mee te doen of te ontwerpen, te verbinden, enzovoort.

We helpen dus niet alleen om betekenisgeving te faciliteren, we helpen ook de steigers te bouwen over woelige rivieren en bij het oversteken van bergbeekjes. Waar nodig werken we ook mee op de werkvloer om daadwerkelijke impact te realiseren.

Klik op Fase 1 - Evolueren.

VIBE is werkwijze én (bedrijfs)proces

Als werkwijze is VIBE geschikt voor het vergroten van de participatie en impact van onderzoeken. Denk bijvoorbeeld aan cliëntervaring, medewerkertevredenheid, productgebruik of effecten van zorg- of dienstverlening. Met de VIBE benadering ontstaan diepere, bredere en simpelweg nuttiger inzichten dan met bijvoorbeeld klassieke vragenlijsten, interviews, focusgroepen of analyse van social media feeds. VIBE biedt daarvoor vele werkvormen: StoryMethods.

Door de participatieve benadering ontstaat er een natuurlijk draagvlak voor aanpassingen. Continu aanpassen wordt hierdoor ook mogelijk voor de zachte warme aspecten organisaties. VIBE komt om die reden volledig tot haar recht als het een integraal (en continu) onderdeel wordt van de organisatieprocessen.

Dat is logisch. U wilt toch ook sturen op productie (de koude, harde kant) én betekenis (de warme, zachte aspecten)?

Ontstaan

VIBE is een doorontwikkeling van de wetenschappelijke PNI methode. PNI staat voor:

Participatory – Participatief, er is geen scheiding tussen de onderzoeker en het onderzochte. Mensen zijn mede-onderzoeker. De rol van de onderzoeker verschuift naar “hoe kan ik anderen helpen meer deel te nemen in onderzoek”. De klassieke onderzoeker (maar ook manager, bestuurder enzovoort) wordt meer een facilitator van onderzoek, betekenisgeving en zelfbesturing door anderen.
Narrative – Narratief,, de data is verhalend van aard: wat mensen zeggen, schrijven, tekenen, fotograferen, zingen, enzovoort.
Inquiry – Onderzoekend, dat wil zeggen dat narratieven onderzocht worden. Er wordt gewerkt met de narratieven. Met de nadruk op met. Het is de kunst open te staan voor wat mensen willen zeggen. Narratieven vormen geen bewijs. Ze zijn wel een rijke bron van aanwijzingen.

PNI is ontstaan in de militaire context (DARPA) en wordt nu ook civiel gebruikt. Referentie [2] is het standaardwerk van onze partner Cynthia Kurtz over PNI. Figuren op deze pagina zonder bronvermelding zijn voornamelijk hieruit afkomstig.

Wil je snel meer weten over VIBE? Neem dan contact op voor een training of lezing.

Bijdragen van 4vitae

4vitae heeft PNI sinds 2005 mee helpen ontwikkelen. In de loop van de tijd onder de namen Narrative Sensemaking, PNI, cPNI (met de c van continu), StoryCycle en SIDE.

SIDE refereerde daarbij aan het feit dat narratieve en warme data gewoon naast de bestaande harde, koude cijfers en data beschikbaar is, maar niet structureel wordt aangewend voor bedrijf- en organisatiedoeleinden.

Na de naamswijziging van StoryConnect in 4vitae in 2020 werd gekozen voor de naam VIBE omdat deze passender en positiever is.

Voor andere bijdragen van 4vitae staan hieronder.

Referenties

In 2003 verscheen in het IBM Systems Journal het artikel The new dynamics of strategy: Sense-making in a complex andcomplicated world van de hand van Cynthia Kurtz et al. [1]. Dat artikel legt de basis voor het grootschalig toepassen van narratieven voor organisatiedoeleinden met behulp van concepten uit de narratologie en complexiteitsleer. De eerste toepassingen vanuit IBM lagen op het gebied van natuurlijke vorme van kennismanagement (hoe krijg je kennis bij de juiste persoon of personen en terrorismebestrijding (hoe vertaal je grote aantallen cable-wire berichten die dagelijks van undercover-agenten komen gedurende een nacht naar gerichte actie voor de volgende ochtend.
In 2014 schreef Cynthia Kurtz hét standaardwerk over PNI. Kurtz, C. 2014. Working with Stories in Your Community or Organization: Participatory Narrative Inquiry. Third Edition. New York: Kurtz-Fernhout Publishing. [2]
In 2021 verscheen Confluence. Een werkboek van Cynthia Kurtz over het Confluence betekenisgevingsraamwerk dat een doorontwikkeling is van het eerder mede door haar ontwikkelde Cynefin raamwerk. SenseCanvas, Cynefin en Conflence zijn zusters in een grotere familie. [3]]