Effecten nieuwbouw op werk/leef balans

De uitdaging

Astellas een farmaceutisch bedrijf verhuisde in 2014 van de rand van Leiden naar het centraal in Leiden gelegen Marai House. Een van de redenen achter deze miljoenen-investering was de wens om medewerkers een betere work/life balans te bieden. Samen met Tensor Sustainable maakte 4vitae de effecten van de verhuizing op de medewerkers zichtbaar en bespreekbaar.

Aanpak

Er was een “we kunnen nog alles aanpassen” periode van 100 dagen afgesproken. Via de interne wekelijkse nieuwsbrief werd de link naar de “Vertellen over werken in Mirai ” pagina op de interne website verspreid onder medewerkers, bezoekers en dienstverleners. Zij konden daarin ook voorstellen voor aanpassingen doen.

Op eigen initiatief gingen een aantal secretaresses ‘s morgens bij de deur staan om het delen van ervaringen actief te promoten. Dat hielp. Iedere vier weken – of sneller indien nodig – werden de inzichten besproken met Facilitair Beheer, HR en de directie.

Inzicht en impact

Naast flink wat positieve feedback, bleken medewerkers, bezoekers en dienstverleners uitstekende waarnemers. “Willen jullie me dood hebben of zo?”. Dat was de  titel van één van de eerste ervaringen die gedeeld werd door een behoorlijk slechtziende medewerker.  Het bleek dat er een trapleuning vergeten was tussen de begane grond en parkeergarage. Uiteraard is daarvoor direct een noodoplossing aangebracht.

En de werk/leven balans? Het bleek dat werken in een mooi attractief gebouw samenging met trots. Alleen de productiviteit bleef achter. Een aantal structurele problemen – bijvoorbeeld met IT en met het niet samen met collega’s kunnen werken – hadden direct negatieve invloed op de werk/leven balans.

Gelukkig konden de meeste problemen binnen de 100 dagen worden opgelost. Alleen de krappe bocht bij de ingang van de parkeergarage zou nog een aantal jaren een probleem blijven.